PREPARE-SE BEM

Antes de iniciar uma conversa difícil, é essencial uma preparação cuidadosa. Primeiramente, estabeleça claramente o objetivo da discussão. Qual é o problema a ser abordado e qual resultado você deseja obter? Colete todas as informações necessárias e antecipe possíveis reações ou perguntas. Esse preparo permite que você entre na conversa com clareza mental e um plano bem definido, ajudando a reduzir a ansiedade frequentemente associada a essas situações.

Seguindo as estratégias abaixo, você estará mais bem preparado(a) para enfrentar conversas desafiadoras de forma eficiente e profissional.

1. Antes de iniciar a conversa, assegure-se de que está emocionalmente equilibrado(a) e preparado(a) para lidar com a situação de forma racional.
2. Aceite que conversas difíceis são parte do ambiente profissional e abordá-las com uma mente aberta é fundamental para encontrar soluções construtivas.
3. Tenha fatos e exemplos concretos que possam apoiar seus argumentos. Isso ajudará a manter a conversa objetiva e focada.
4. Tenha um plano claro sobre os pontos que deseja discutir e como deseja abordá-los. Estruture a conversa de forma a facilitar a comunicação clara e eficaz.
5. Articule suas ideias de maneira clara e concisa. A comunicação transparente é fundamental para evitar mal-entendidos.

OUÇA ATIVAMENTE

A escuta ativa é essencial para uma comunicação eficaz, particularmente em conversas difíceis. Consiste em focar completamente no interlocutor, compreender sua mensagem e responder de maneira atenta. Praticando a escuta ativa, você mostra respeito e receptividade à visão do outro, o que não apenas reduz a tensão, mas também facilita um diálogo mais produtivo.

Para ter uma escuta ativa em conversas desafiadoras no local de trabalho, siga estas práticas:

1. Foque na pessoa que fala, direcionando toda a sua atenção ao interlocutor, evitando distrações e mantendo contato visual.
2. Não faça julgamentos, ouvindo sem preconceitos ou suposições, mantendo a mente aberta para entender a perspectiva do outro.
3. Demonstre que está prestando atenção com acenos de cabeça, expressões faciais e respostas curtas, como “Entendo” ou “Sim, continue”.
4. Faça perguntas para obter mais informações e garantir que compreendeu corretamente o que foi dito.
5. Parafraseie e resuma, reiterando o que o interlocutor disse com suas próprias palavras para confirmar sua compreensão e engajamento na conversa.

Essas técnicas ajudam a criar um ambiente de confiança e colaboração, facilitando a resolução de conflitos e promovendo um entendimento mais profundo nas conversas difíceis.

MANTENHA A CALMA

A habilidade de permanecer calmo sob pressão define o clima de uma discussão. Por isso, preservar a compostura é fundamental durante conversas desafiadoras. A

utocontrole não só lhe permite pensar com mais clareza, mas também estabelece o nível de profissionalismo que você espera dos demais.

Para manter a calma e objetividade, respire fundo, fale devagar e com clareza. Foque nos fatos, não nas emoções, abordando pontos de forma lógica e racional, centrando-se nos objetivos da conversa.

Use sempre uma linguagem profissional. Mantenha um tom respeitoso, evitando acusações ou críticas pessoais. Isso contribui para um ambiente de trabalho harmonioso e para a resolução eficaz de conflitos.

Além disso, escolher um ambiente adequado é importante. Opte por um local tranquilo e neutro, minimizando distrações e tensões, o que facilita a concentração e promove um diálogo produtivo.

SEJA EMPÁTICO(A)

Empatia é a habilidade de entender e compartilhar os sentimentos alheios. Em conversas difíceis no ambiente de trabalho, demonstrar empatia pode eliminar barreiras e fortalecer a camaradagem. Reconheça as emoções presentes e valide os sentimentos da outra pessoa sem precisar concordar com sua opinião. Esta postura ajuda a amenizar uma possível postura defensiva do outro e a fomentar diálogos mais abertos e sinceros.

Para ter e demonstrar empatia em conversas desafiadoras no local de trabalho, siga estas estratégias:

• Preste total atenção ao interlocutor, sem interromper. Isso mostra respeito e compreensão de sua perspectiva.
• Reconheça e valide os sentimentos da outra pessoa. Frases como “Entendo como você se sente” podem ajudar a aliviar tensões.
• Mantenha uma linguagem corporal positiva: Utilize gestos e expressões faciais que fazem conexão, como acenar com a cabeça e manter contato visual.
• Expresse seus pontos de vista de maneira clara e respeitosa, evitando suposições precipitadas, julgamentos ou acusações.

TENHA FOCO NA SOLUÇÃO

Em situações difíceis, é comum concentrar-se no problema. O mais eficiente, contudo, é conduzir a conversa em direção a solução. Estimule o outro a dar suas perspectivas para resolver a questão. Trabalhar de modo colaborativo não apenas empodera, como também favorece acordos vantajosos para ambos e mais susceptíveis de serem cumpridos.

Para manter o foco na solução durante conversas desafiadoras no ambiente de trabalho, adote uma postura proativa e construtiva. Cultive uma mentalidade positiva, buscando oportunidades de melhoria e soluções viáveis.

Como?

Faça perguntas orientadas para a solução, direcionando a conversa para alternativas eficientes. Também valorize o trabalho em equipe, incentivando a colaboração e a diversidade de ideias. Além disso, envolva-se proativamente na resolução de problemas, buscando soluções internas. Por fim, reconheça e celebre as conquistas da equipe para motivar o foco na busca por soluções futuras.

ACOMPANHAR

Após uma discussão difícil, é essencial realizar um acompanhamento para assegurar que todas as decisões acordadas estejam em andamento e para fornecer assistência extra, se precisar. Esse acompanhamento evidencia seu comprometimento com a solução do problema e ressalta a relevância da conversa. Além disso, abre espaço para abordar preocupações persistentes e para fortalecer ainda mais uma relação profissional construtiva.

Esse acompanhamento após conversas difíceis é essencial. Para ter sucesso nessa empreitada, siga estas etapas:

1. Registre os acordos em um documento claro e detalhado, incluindo responsabilidades e prazos.
2. Mantenha uma comunicação aberta e regular para verificar o progresso e resolver quaisquer questões que surjam.
3. Peça e ofereça feedback construtivo sobre o cumprimento dos acordos e reconheça o progresso feito.
4. Se necessário, esteja aberto a ajustar os acordos conforme a situação evolui.
5. Periodicamente, avalie a eficácia dos acordos e faça ajustes conforme necessário para garantir que os resultados sejam positivos.